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Gestion de albaranes y facturas DIGITAL DOCS | Ubyquo
Digital Docs es una plataforma única de automatización de procesos intensivos en datos y documentos, integrada en Sage 200. Con Digital Docs Pedidos y Albaranes, podéis automatizar la gestión de albaranes y facturas en clientes de S200, utilizando un módulo de gestión avanzado.
Cuando recibís las facturas, simplemente incorporadlas a Digital Docs P&A y lanzad la extracción automática de datos. Sin necesidad de plantillas ni pre-configuraciones, las facturas se imputarán automáticamente contra los albaranes pendientes de facturar.
Factura los albaranes y genera automáticamente los asientos, sin necesidad de guías contables y manteniendo los datos analíticos a nivel de documento y de línea. Una vez procesadas las facturas, se mantiene un archivo documental organizado por pedido y visible desde S200.
Funcionalidades de DIGITAL DOCS PEDIDOS & ALBARANES
- Extracción automática de datos de cabecera de facturas y albaranes.
- Imputación automática de facturas de proveedor contra albaranes en S200.
- Facturación de albaranes.
- Contabilización automática de facturas sin necesidad de guías contables.
- Gestión automática de descuadres entre factura de proveedor y factura de compras.
- Archivo documental organizado por pedidos y contratos.
- Búsquedas avanzadas por cualquier dato del documento.
- Factura visible desde S200.
- Adaptable a personalizaciones de S200.
- Exportación a Excel junto con los PDF.
Ventajas de DIGITAL DOCS PEDIDOS & ALBARANES
Este módulo os permite gestionar las facturas del módulo de gestión de compras de Sage 200, así como otros documentos relacionados con el proceso, como albaranes, pedidos y contratos. Una vez configurado según vuestras necesidades, Digital Docs Pedidos & Albaranes organiza la documentación por expedientes, extrayendo los datos y documentos automáticamente del ERP. Cada expediente agrupará toda la información de ese proceso de compras en una carpeta digital:
- Documentos generados por el ERP, con datos extraídos del ERP.
- Documentos del proveedor, con datos extraídos por OCR.
- Documentos adicionales: certificados de calidad, manuales técnicos.
Imputación automática a albaranes: las facturas del proveedor se añaden al módulo, se extraen sus datos automáticamente y se imputan contra albaranes pendientes de facturar. La automatización de este proceso aumenta la eficiencia y garantiza la seguridad de los datos.
Interfaz de asignación manual: Cuando no hay datos suficientes para una asignación automática, disponéis de una interfaz sencilla para hacer la asignación manual con todos los datos necesarios (imágenes, importes, proveedor, fechas).
Gestión de asignaciones complejas: Contempla cualquier casuística de un proceso de compras, sin duplicar los PDF y manteniendo los importes imputados a cada expediente.
Contabilización automática: Una vez imputada a los albaranes, se dispara la facturación de los albaranes y la contabilización automática, sin necesidad de guías contables y sin problemas de fechas.
Desglose analítico: Recopila la información analítica a nivel de documento y de líneas, generando el desglose analítico en contabilidad.
Consulta y control de expedientes: Visualizad el estado de los expedientes según criterios específicos como recepcionado, facturado, contabilizado, pagado.
Integración con flujo de aprobación: Integrado con el módulo Ubyquo Workflows para aprobar pedidos antes de enviar al proveedor y facturas del proveedor.
En resumen, Digital Docs Pedidos & Albaranes no solo optimiza la gestión de albaranes y facturas, sino que también proporciona transparencia y mejora la eficiencia del proceso de compras mediante la digitalización y automatización.
¿Qué es la gestión de albaranes y facturas en Sage Marketplace?
La gestión de albaranes y facturas en Sage Marketplace consiste en la automatización de procesos relacionados con la recepción, registro y contabilización de albaranes y facturas utilizando herramientas digitales integradas en el ERP Sage 200. Esta solución permite mejorar la eficiencia, seguridad y transparencia en la administración de documentos comerciales.
¿Cómo funciona la automatización de facturas en Sage Marketplace?
La automatización de facturas en Sage Marketplace funciona mediante la integración de herramientas como Digital Docs, que permite la extracción automática de datos de las facturas y su imputación contra los albaranes pendientes de facturar. Este proceso elimina la necesidad de plantillas pre-configuradas y manuales, reduciendo errores y ahorrando tiempo.
¿Qué beneficios ofrece la digitalización de albaranes y facturas?
La digitalización de albaranes y facturas ofrece varios beneficios, incluyendo la mejora de la eficiencia operativa, mayor seguridad en el manejo de datos, reducción de errores manuales, y mayor transparencia en el seguimiento y control de los documentos. Además, permite un archivo documental organizado y accesible desde el ERP.
¿Qué es Ubyquo y cómo se integra con Sage Marketplace?
Ubyquo es un módulo de workflows que se integra con Sage Marketplace para gestionar y aprobar pedidos y facturas antes de su procesamiento. Esta integración facilita la automatización de los flujos de trabajo y asegura que todas las transacciones cumplan con los criterios de aprobación establecidos, mejorando la eficiencia y el control.
¿Cómo se asegura la transparencia en la gestión de albaranes y facturas?
La transparencia en la gestión de albaranes y facturas se asegura mediante la utilización de herramientas digitales que permiten un seguimiento detallado de cada documento, desde su recepción hasta su contabilización. Los sistemas automatizados registran cada paso del proceso, ofreciendo una visión clara y detallada del estado de cada albarán y factura en tiempo real.
