Qué es el software document manager
El software document manager (DMS) es aquella herramienta que gestiona los documentos digitales, respetando su trazabilidad y centralizando esa información. El futuro de digitalización es una exigencia legal, de ahí que sea conveniente introducir estas soluciones en las empresas y organizaciones.
Desafíos actuales en el Software Document Manager (DMS)
La gestión documental, a través del software document manager (DMS), implica varios desafíos ante una administración empresarial y pública cada vez más digitalizada.
En primer lugar, el software document manager debe tener una capacidad de trazabilidad porque, muchas veces, se pierde información en el camino. Las exigencias futuras de las administraciones, donde la factura electrónica se va a generalizar, obligan a que el software de gestión documental pueda almacenar toda esta información y trazabilidad.
Por otra parte, la digitalización total de documentos a veces es más complicada y lenta. Un ejemplo lo tenemos en la digitalización y en el reconocimiento de caracteres, sobre todo para digitalizar manuscritos. En este punto, todavía hay un amplio campo de mejora.
La diversidad de formatos dificulta, a veces, la unificación en la digitalización. Aquí tenemos la buena noticia de que algunas soluciones de software con Inteligencia Artificial (IA) gestionan este problema de forma brillante. Esta sería una solución óptima para reducir los procesos manuales, todavía muy habituales.
La actualización y adaptación a las necesidades de las empresas es otro desafío para el software de gestión documental. En algunos casos, se utilizan más documentos manuscritos; en otros, son Word o Excel y, en otros, pertenecen a un software de facturación. La facturación unificada debe tener presentes estas realidades para hacer realidad los objetivos.
Finalmente, el acceso a la documentación sensible es otro de los desafíos de este tipo de software. Y esta es una cuestión de compliance para las empresas, para así evitar problemas legales. Mejorar los procesos de cifrado y seguridad es fundamental para que solo accedan aquellas personas que realmente estén autorizadas.
Soluciones concretas de Sage en software document manager
Hay unas soluciones concretas de Sage para el software document manager. Así, mejorará la respuesta ante estas necesidades concretas. Esto se aplicará, indistintamente, a las grandes empresas y a las PYMES u otras organizaciones.
En primer lugar, existen herramientas de software centradas en la digitalización. Esto es central porque, en muchos casos, se trata de pasar un documento manuscrito o en un formato no compatible con la digitalización (escaneado) para convertirlo en digital.
El segundo elemento clave de soluciones es la gestión de permisos. Un software que gestione de forma confiable los accesos a la información y a la documentación, mediante el cifrado y claves personalizadas, ayuda a cubrir esa necesidad. Además, se actualiza el software para que vaya a la par de las actualizaciones normativas.
Otra solución de software es la que permite automatizar el archivo y clasificación de documentos. El desarrollo de la IA y los patrones de reconocimiento de escritura lo hacen posible, reduciendo los tiempos para ordenar la información y, de esta manera, optimizando los recursos.
Finalmente, las herramientas de software existentes también se encargan de gestionar y autenticar la firma digital. De esta manera, no solo se pueden firmar documentos oficiales, sino, también, empresariales, validándolos.
Nuestras soluciones para software document manager
Beneficios de utilizar el software document manager con Sage
El uso del software de documentos de Sage facilita varios beneficios a quien trabaja con él. Estos son algunos ejemplos:
- Seguridad: con nuevos sistemas de encriptación y acceso, evitando intrusiones y robo de información sensible.
- Accesibilidad: logrando que haya un mayor número de documentos que se puedan tener disponibles en la nube.
- Eficiencia: mediante la estandarización, ahorrando tiempo y gestionando la documentación.
- Ahorro de costes: almacenando con garantías y gestionando la información en tiempo real.
- Cumplimiento legal: adaptando las soluciones de software a la legislación de Protección de Datos.
- Integración con otros sistemas: generando sinergias con las distintas soluciones de software disponibles en el sistema.
Por lo tanto, el software document manager es una manera de ganar en competitividad y aprovechar todos los documentos, estandarizándolos y, por lo tanto, siendo más eficientes.
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